หน่วยที่ 2 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ระบบสารสนเทศ

       ระบบสารสนเทศ คือ กระบวนการประมวลผลข่าวสารที่มีอยู่ ให้อยู่ในรูปของข่างสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด เพื่อเป็นข้อสรุปที่ใช้สนับสนุนการตัดสินใจของบุคคลระดับบริหาร

       เทคโนโลยีสารสนเทศ คือ เทคโนโลยีที่ประกอบขึ้นด้วยระบบจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล ระบบสื่อสารโทรคมนาคม และอุปกรณ์สนับสนุนการปฏิบัติงานด้านสารสนเทศที่มีการวางแผนจัดการและใช้งานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

เทคโนโลยีสารสนเทศ มีองค์ประกอบสำคัญดังนี้

1. ระบบประมวลผล

2. ระบบสื่อสารโทรคมนาคม

3. การจัดการข้อมูล

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

      หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์กรอย่างมีหลักเกณฑ์ มีหน้าที่หลัก 2 ประการคือ

1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กรมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ

2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1. เครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1.1 ฐานข้อมูล

1.2 เครื่องมือประกอบด้วยส่วนสำคัญ

- อุปกรณ์ คือ ตัวเครื่องหรือส่วนประกอบของเครื่องคอมพิวเตอร์

- ชุดคำสั่ง คือ ชดคำสั่งที่ทำหน้าที่รวบรวม และจัดการเก็บข้อมูลเพื่อใช้ในการบริหารงาน

2. วิธีการหรือขั้นตอนการประมวลผล

3. การแสดงผลลัพธ์

คุณสมบัติของสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1. ความสามารถในการจัดการข้อมูล

2. ความปลอดภัยของข้อมูล

3. ความยืดหยุ่น

4. ประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ความพอใจของผู้ใช้

1. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์

2. ช่วยผู้ใช้ในการกำหนเป้าหมายกลยุทธ์และการวางแผนปฏิบัติการ

3. ช่วยผู้ใช้ในการตรวจสอบประเมินผลการดำเนินงาน

4. ช่วยผู้ใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา

5. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น

6. ช่วยลดค่าใช้จ่าย

ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร

       เรียกว่า EIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะ เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการ ทักษะและความสามรถในการเข้าถึงสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร

คุณสมบัติของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร

1. สนับสนุนการวางแผนกลยุทธ์

2. เชื่อมโยงกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์กร

3. มีความสามารถในการคำนวณภาพกว้าง

4. ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน

5. พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร

ข้อดีของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร

1. ง่ายต่อการใช้งานของผู้ใช้ โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง

2. ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้อย่างลึกซึ้งในเรื่องคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ

3. ค้นหาสารสนเทศที่ต้องการได้ในเวลาอันสั้น

4. ช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจสารสนเทศที่นำเสนออย่างชัดเจน

5. ประหยัดเวลาในการดำเนินงานและการตัดสินใจ

6. สามารถติดตามและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อจำกัดของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร

1. มีข้อจำกัดในการใช้งาน เนื่องจาก EIS ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานเฉพาะอย่าง

2. ข้อมูลและการนำเสนออาจไม่สอดคล้องกับความต้องการของผู้บริหาร

3. ยากต่อการประเมินประโยชน์และผลตอบแทนที่องค์กรจะได้รับ

4. ไม่ถูกพัฒนาให้ทำการประมวลผลที่ซับซ้อนและหลากหลาย
5. ซับซ้อนและยากต่อการจัดการข้อมูล

6. ยากต่อการรักษาความทันสมัยของข้อมูลและของระบบ

7. ปัญหาด้านการรักษาความลับของข้อมูล

ข้อมูลและสารสนเทศ

ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ

สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ

คุณสมบัติของข้อมูล

1. ความถูกต้อง

2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน

3. ความสมบูรณ์

4. ความชัดเจนและกะทัดรัด

5. ความสอดคล้อง

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

1. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล

1.2 การตรวจสอบข้อมูล

2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ

2.1 การจัดแบ่งข้อมูล

2.2 การจัดเรียงข้อมูล

2.3 การสรุปผล

2.4 การคำนวณ

3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพี่อการใช้งาน

3.1 การเก็บรักษาข้อมูล

3.2 การค้นหาข้อมูล
3.3 การทำสำเนาข้อมูล

3.4 การสื่อสาร

ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1. MIS ถูกนำไปใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหารทุกระดับ

2. MIS เป็นระบบงานซึ่งผสมผสานข้อมูลจากหลาย ๆ แหล่งหรือระบบย่อยหลาย ๆ ระบบที่มีความสัมพันธ์กัน

3. การพัฒนาระบบสารสนเทศ

4. MIS จะใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย

5. สารสนเทศนั้นจะถือว่าเป็นทรัพยากรที่สำคัญอีกอย่างหนึ่ง

6. ทำการจัดเก็บข้อมูลสร้างเป็นฐานข้อมูลเก็บไว้

7. การมีส่วนร่วมของผู้ใช้ MIS

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศในองค์กร

      มีหน้าที่หลัก คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์กรมาไว้อย่างเป็นระบบ

1. ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์กร

2. ระบบสารสนเทศสำนักงาน OIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ

3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ MIS คือ ระบบที่ช่วยให้เตรียมรายงานเพื่อให้ผู้บริหารระดับต่าง ๆ ใช้ในการควบคุมการปฏิบัติงานผู้บริหารสามรถใช้สารสนเทศที่ได้จัดการกับปัญหาแบบโครงสร้าง

4. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ DSS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่จัดหาหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจ แก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1. เครื่องมือในการสร้าง MIS

2. วิธีการหรือขั้นตอนการประมวลผล

2.1 ทำการประมวลผลข้อมูลทั่วไป

2.2 ใช้ข้อมูลที่มีรายละเอียด

2.3 ระยะเวลาในการใช้ข้อมูลเป็นระยะสั้น

2.4 ระบบการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์

3. มีการจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศเป็นฐานข้อมูล
4. การแสดงผลลัพธ์

5. มีการจัดการเกี่ยวกับทรัพยากรข้อมูล

5.1 การบริหารงานมีความซับซ้อนมากขึ้น

5.2 ความจำเป็นในเรื่องกรอบเวลา

5.3 การพัฒนาทางเทคนิค
5.4 การตระหนักถึงคุณค่าและความก้าวหน้าของเทคโนโลยีต่าง